Как убедить босса обновить устаревшую телефонную систему
В любой компании наступает момент, когда руководитель технического департамента понимает: телефонная система компании устарела, и ее замена на VoIP-решение будет наилучшим вариантом.
Безусловно такой шаг имеет смысл как с административной точки зрения, так и с позиции бизнеса. Но как убедить руководство принять это решение?
Руководитель компании не всегда может оценить, насколько устаревшая телефонная система соответствует потребностям бизнеса. Задача технических специалистов состоит в том, чтобы представить существенные доказательства возможности возврата инвестиций (ROI), предложить решение имеющихся проблем, описать дополнительные преимущества для бизнеса и варианты потенциальной экономии в долгосрочной перспективе.
В этой статье мы рассмотрим несколько серьезных аргументов, которые помогут начать обсуждение модернизации телефонной системы с руководством компании.
Проблемы существующей телефонной системы, связанные с ее устареванием
К сбоям устаревшей телефонной системы может приводить целый ряд факторов. Следствием таких случаев становятся жалобы клиентов на невозможность связаться с сотрудниками, сложности с администрированием и добавлением новых телефонных линий, увеличение счетов и затрат на обслуживание, уязвимость системы.
Устаревшая АТС не может быть масштабирована без существенных затрат на оборудование, лицензии и инфраструктуру
Устаревшие телефонные системы, часто называемые аналоговыми системами или системами TDM PBX, используют аппаратные комплекты и физические телефонные линии для передачи голосового трафика. Если компания нуждается в добавлении новых телефонных линий или увеличении числа пользователей, затраты могут расти пропорционально изменениям, т. к. масштабирование требует установки нового оборудования и расширения инфраструктуры (аналоговые или цифровые каналы связи).
Что касается IP-АТС, такие системы могут быть легко и экономично масштабированы в соответствии с темпами роста бизнеса. Будь то локальная или облачная система, дополнительные телефонные линии (SIP-транки) или пользователи могут быть добавлены через интернет в любое время без дополнительных затрат на установку и монтажные работы. Переход на IP-телефонию, например, системы связи Yeastar серии S или серии K, позволит бизнесу в любое время расширять пропускную способность своей телефонной системы без существенных дополнительных расходов.
Устаревшая АТС не поддерживает мобильность и имеет ограниченные возможности интеграции
Сотрудник, который находится вне офиса значительную часть рабочего времени, не может пользоваться офисным телефоном. Тренды современного бизнеса таковы, что предприятиям все чаще требуются решения для мобильных сотрудников, а также интеграция телефонии со сторонними приложениями для эффективной обработки информации. Устаревшие телефонные системы не имеют подобного функционала и не способны поддерживать инструменты унифицированных коммуникаций.
IP-АТС Yeastar и приложение Linkus Cloud Service позволяет сотрудникам перемещаться по офису с мобильными устройствами и ноутбуками, используя их для совместной или удаленной работы. При этом система поддерживает все функции телефонии наряду с расширенными возможностями унифицированных коммуникаций: обмен мгновенными сообщениями, статус присутствия или совместный доступ к файлам.
Кроме того, критически важные для бизнеса приложения, такие как CRM, Hotel, колл-центр, также могут быть интегрированы в систему, выводя эффективность и продуктивность бизнеса на новый уровень.
Устаревшие телефонные системы увеличивают расходы на связь и обслуживание
Устаревшие телефонные системы не требуют частого обновления, но внесение изменений в соответствии с потребностями бизнеса может стоить значительных затрат. Для расширения функций устаревшей системы связи компании может потребоваться дополнительное оборудование и программное обеспечение сторонних производителей, кроме того, техническая поддержка поставщика может потребовать незапланированных расходов.
Возможность удаленной технической поддержки в этом случае весьма ограничена, а многие проблемы не могут быть решены оперативно. Это приводит к увеличению сроков и стоимости внедрения изменений, а в ряде случаев — к отказу от использования передовых технологий, что может оказать негативное влияние на бизнес-процессы компании.
Существенную статью расходов составляют и телефонные счета. Вызовы передаются по линиям PSTN, затраты на обслуживание которых намного выше, чем при использовании VoIP, особенно для междугородных и международных звонков.
IP-АТС приносит дополнительные преимущества для бизнеса
Перечисление преимуществ, на которые не способна традиционная АТС — несложная задача. Но каждый руководитель хотел бы видеть в модернизированной системе связи возможности для улучшения эффективности бизнеса.
Унифицированные, интегрированные коммуникации: возможность объединить функции совместной работы и коммуникаций на одной платформе. IP-АТС позволяет использовать такие расширенные функции, как мобильный и программный телефон, конференц-связь, обмен сообщениями, статус присутствия и т. д. Кроме того, процесс продаж и поддержки клиентов может быть стимулирован благодаря надежной интеграции с CRM, что обеспечивает быстрый доступ к информации и улучшает взаимодействие сотрудников компании с клиентами.
Простое управление системой: управление IP-АТС должно быть простым и иметь сходную логику с интерфейсом ПК. Это особенно актуально для систем на базе Asterisk с интерфейсом GUI, например, Yeastar. Добавления, изменения и перемещения данных могут быть произведены на административном веб-портале или с использованием приложения Yeastar Remote Management за считанные минуты.
Мобильность: сотрудники могут использовать совместимый IP-телефон в условиях домашнего офиса. Приложение для смартфона Linkus Cloud Service позволит мобильным сотрудникам всегда оставаться на связи.
Коммуникация с филиалами: лучшие в своем классе IP-АТС Yeastar обеспечивают коммуникацию между офисами через интернет. Если компания использует облачное решение Yeastar Cloud PBX, IP-телефоны станут основной статьей расходов, необходимых для развертывания телефонии в новом офисе.
Уменьшение количества физических подключений: IP-телефоны с поддержкой PoE могут быть подключены напрямую к стандартному компьютерному сетевому порту. Программные телефоны могут быть установлены непосредственно на ПК. Благодаря устранению проводных соединений добавление или перемещение абонентов становится более простым и удобным.
Быстрая миграция на VoIP: миграция всей системы на VoIP может быть произведена менее чем за один день. Большинство IP-АТС поддерживают принцип Plug&Play и легко настраиваются с помощью интуитивно понятного пользовательского веб-интерфейса. Автоматическая инициализация IP-телефонов многих производителей поддерживается на всех линейках IP-АТС Yeastar и значительно ускоряет массовое развертывание.
Потенциальная экономия при переходе на VoIP
Лучший аргумент при общении с высшим руководством — это экономическая эффективность нового решения. Для обоснования затрат на модернизацию потребуются конкретные цифры, которые помогут руководству понять, каким образом и сколько компания сможет сэкономить или заработать при использовании современного функционала новой IP-АТС.
Для этого необходимо провести сравнение имеющихся затрат на телефонию, в том числе, с учетом стоимости отдельных функций и показать потенциальные возможности их снижения (и роста доходов) при использовании функционала новой системы связи. Как правило, снижение операционных расходов с помощью VoIP позволяет окупить новую систему уже в краткосрочной перспективе.
По результатам оценки журнала издательской группы WEKA, освещающего вопросы телефонии, телекоммуникаций, радиотехнологий и связанных с ними сетевых технологий и инфраструктуры, компания Yeastar была удостоена награды немецкого журнала Funkchau, заняв третье место в рейтинге "Лучший ICT продукт 2019 года". IP-АТС Yeastar S300 впечатлила клиентов высочайшим качеством и надежностью, что позволило включить эту модель в тройку лучших IP-АТС для крупных компаний.
Становитесь партнером компании АйПиМатика! Становитесь партнером Yeastar!
По вопросам приобретения оборудования Yeastar обращайтесь по адресам:
в Москве
+7 (495) 926-26-44
sales@ipmatika.ru
в Санкт-Петербурге
+7 (812) 748-26-44
spb@ipmatika.ru
в Екатеринбурге
+7 (343) 288-76-44
ekb@ipmatika.ru
в Новосибирске
+7 (383) 383-26-44
nsk@ipmatika.ru
